Existe una pequeña regla que, si la aplicas, puede darle la vuelta como un calcetín a tu bandeja de entrada.
Y esa regla es la de los dos minutos.
Me explico.
Esta regla aparece en el ya mítico libro de David Allen, el padre de GTD, Organízate con eficacia.
El libro en cuestión es la biblia de la metodología de su método, Getting Things Done, y todo un súper ventas en su categoría.
No exagero si digo que es uno de los libros más leídos en cuanto a productividad y organización personal se refiere.
Tanto si utilizas GTD en tu día a día como si no, el libro te puede resultar interesante.
Está lleno de ideas y propuestas para que la organización de tus responsabilidades sea algo que fluye como un río.
Y si hay algo que no fluye para mucha gente es la bandeja de entrada del correo electrónico.
En el momento de escribir esto es 1 de septiembre y, probablemente, hayas vuelto al trabajo.
¿Cuántos correos te has encontrado al llegar?
¿Cuántos en total tienes en la bandeja de entrada?
Tener la bandeja de entrada llena es la mejor forma de sentir la saturación en el cogote.
Saber que, por mucho que hagas, el trabajo te está dominando.
Que estás achicando agua con un vaso de chupito.
Si te sientes así, tal vez la regla de los dos minutos te pueda ayudar.
Ojo, siempre y cuando tengas un mínimo sistema de registro de tareas.
Si no lo tienes, no te va a salvar ni esta regla ni ninguna otra.
Pero si tienes un registro de tareas en algún sitio, esta regla te puede ayudar.
Veamos.
Cualquier sistema de trabajo te debería permitir registrar una tarea de forma ágil, en menos de un minuto.
Y a la vez deberías ser capaz de iniciar una tarea, de localizar un documento, en menos de un minuto.
Así que, si la tarea que tienes delante te va a llevar menos de dos minutos simplemente es mejor completarla que registrarla.
¿Menos de dos minutos? Lo hago ahora mismo.
¿Más de dos minutos? Lo registro.
Fácil.
De esta manera resolvemos rápidamente las pequeñas cuestiones que van apareciendo a cada paso.
Si las dejamos pendientes, pero sin registrar, lo único que pasará es que la pila seguirá creciendo.
Porque así es como se comporta el trabajo pendiente, nunca cesa.
Dicho esto, ojo.
Porque esta regla, que es muy potente, contiene algunas trampas.
Para mí la peor es que rompe el flujo de trabajo que estés llevando en ese momento.
No es lo mismo registrar, pensar, planificar, dividir tareas, poner plazos y responsables que simplemente hacer.
Puede parecer una chorrada, y tal vez lo sea.
Pero tengo comprobadísimo que cambiar la naturaleza de las tareas que estás realizando alarga la duración total.
Así que yo soy de los que agrupa las tareas por su naturaleza en la medida de lo posible.
Como te digo esta regla forma parte de todo un sistema de trabajo: GTD.
Yo no soy un defensor radical de este método, pero sé por experiencia propia que funciona.
En mi caso me ha ayudado a poder aumentar mis resultados sin ningún tipo de duda.
Pero, sobre todo, a tener la sensación de control sobre el trabajo.
A dormir tranquilo sin que mi cerebro me vaya recordando tareas olvidadas.
A disfrutar de mi tiempo libre sin estar agobiado por todo lo que no hice o por todo lo que olvidé.
Con el tiempo he ido creando mi propio sistema de trabajo, parte de ello lo cuento en el curso Resetea tu productividad.
Si en este momento sientes que el trabajo te supera.
Si tienes más notificaciones pendientes de resolver que dedos en tu cuerpo.
Si la bandeja de entrada se ha convertido en un almacén.
Si llegas tarde más veces de las que deberías.
Si cuando estás descansando sigues conectado a tu trabajo.
Si has contestado que sí a alguna de estas preguntas este curso tal vez sea para ti.
Cuídate
Agustí López
P.D: El curso tiene un precio de 100 €, por si ese es el dato que estás buscando.
